Request for Proposal – RfP im Bankmanagement

Request for Proposal – RfP im Bankmanagement

by Marc T. PIRA

Heute wollen wir uns in unserem Blog einem Thema widmen, zu dem wir vergleichsweise häufig Anfragen erhalten und das gleichzeitig für viele Unternehmen mit Fragezeichen behaftet ist: Die Auswahl der Bank oder der Banken, mit denen man zusammen arbeitet anhand des RfP Request for Proposal, einem standardisierten Prozess bei der Auswahl Ihrer (Bank)partner.

Kreditinstitute werben um Vertrauen, doch Vertrauen will verdient sein. Die Auswahl Ihrer Banken sollte grundsätzlich nicht überstürzt erfolgen und so wollen wir Ihnen mit diesem Artikel einige relevante Hintergrundinformationen an die Hand geben, damit Sie mehr Klarheit und Struktur vor Ihrem nächsten Bankgespräch haben.

RfP – Begriff und Hintergrund

Zunächst einmal sollten wir uns dem Begriff als solchen widmen. RfP steht dabei schlicht für „Request for Proposal“. Vielfach auch anders benannt (Angebotsanfrage/-forderung. Auswahlverfahren, Partnersuche, Ausschreibung, Sourcing….) wollen wir auch trotz inzwischen aus verschiedenen Ecken kommender Kritik beim bewährten RfP Begriff bleiben. Man muss es ja nicht so kompliziert machen: Im Grunde genommen geht es anfänglich um nichts weiter als das Starten eines Dialogs zwischen Ihnen und potentiellen Bankpartnern, von denen Sie glauben, sie könnten Ihre Bedarfe im Tagesgeschäft am besten abdecken. Während viele Unternehmen häufig überstürzt neue Bankverbindungen eingehen, ist eine sauber strukturierte und durchdachte Herangehensweise wesentlich zeitaufwändiger, am Ende des Tages jedoch auch zielführender, was wir Ihnen mit Hilfe dieses Artikels verdeutlichen wollen.

Da von einem RfP nicht selten viele Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens betroffen sein können, macht es Sinn, sich frühzeitig alle relevanten Entscheidungsträger an Bord zu holen und entsprechenden Input anzufordern. Die eigentliche Auswahl geeigneter Banken kann entweder mit den im Unternehmen vorhandenen Resourcen selbst erfolgen, oder aber unter Hinzunahme externer Berater, sollte die notwendige Erfahrung bei Ihnen im Unternehmen hierfür nicht ausreichend vorhanden sein. Gerne können unterbreiten wir Ihnen hierzu ein Angebot.

Stakeholder und Ablauf

Innerhalb eines Unternehmens finden sich verschiedene Arten von Stakeholdern, die jeweils unterschiedliche und doch mitunter überlappende Anforderungen an das Bankpartnermanagement aufweisen. So können die Bedarfe der Treasury Abteilung etwa in der Ausgestaltung des Bank Relationship Managements liegen, genauso wie in der Steuerung der Liquidität und bis zu einem gewissen Grad auch Überschneidungen mit dem Bereich der IT aufweisen, grade in der Nutzung von Treasury Management Systemen. Die einzelnen operativen Geschäftsbereiche hingegen sind zuständig für die Umsatzgenerierung, also dafür, Geld in das Unternehmen fließen zu lassen, aber, etwa beim Einkauf, auch wieder auszugeben. Daneben gibt es natürlich weitere Bereiche, doch alle haben sie eines gemeinsam: Die jeweiligen individuell unterschiedlichen Anforderungen gilt es in die Entscheidungsfindung so einfließen zu lassen, um einen möglichst hohen Interessenausgleich gewährleisten zu können. Da in Konsequenz eines RfPs häufig auch neue Systeme im Unternehmen zum Einsatz kommen, ist es ratsam, auch die entsprechende IT Abteilung zu konsultieren.

Machen Sie sich daher zwingend Gedanken darüber, was genau Sie mit Ihrem Unternehmen eigentlich erreichen wollen, wie Sie aufgestellt sind, welche Wege Ihnen für die Erreichung Ihrer allgemeinen Entwicklungsplanung grundsätzlich zur Verfügung stehen und welche davon für Sie gangbar sind. Holen Sie sämtliche relevanten Abteilungen ins Boot und diskutieren Sie die unterschiedlichen Anforderungen und Einwände umfassend. Auch wenn dieser Prozess Sie einiges an Zeit kosten wird, sollten Sie diesen nicht aussparen. Dies ist wichtig, um nicht hinterher unerwartete Überraschungen zu erleben.

Den Auswahlprozess initiieren

Erst wenn ein umfassendes Konzept und eine gut durchdachte Bedarfsanalyse vorliegt, sollten Sie über mögliche Bankpartner nachzudenken. Sie müssen Ihren Bedarf kennen, bevor Sie Banken suchen, die diesen auch abdecken können. Die Banken sollten Sie dabei in möglichst allen Bereichen Ihres originären Geschäfts unterstützen können, damit eine Zusammenarbeit auch wirklich fruchtvoll ist. Erstellen Sie hierzu eine Liste aller in Frage kommender Banken. Im Anschluss ist es empfehlenswert, diese anfänglich noch lange Liste weiter einzugrenzen. Hilfreich ist dabei ein sogenannter Request for Information (RFI), in dem man zunächst die Basics einer Zusammenarbeit herausarbeitet und die jeweiligen Banken bittet, hierauf mit entsprechendem Informationsmaterial zu reagieren. Ein RFI ist somit als Teil der Vorauswahl vergleichbar mit einer allgemeinen und unverbindlichen Anfrage und soll dazu dienen, einen ersten Überblick über das Leistungsportfolio zu erhalten. Am Ende dieses Prozesses halten Sie eine sogenannte Shortlist in Ihren Händen, mit deren Hilfe Sie gezielter in den eigentlichen RfP starten können.

Den RfP als solchen entwerfen

Bei der Ausgestaltung eines RfPs gilt es, Ihren Bedarf so klar und detailliert wie möglich zu schildern. Lassen Sie irrelevante Details weg und liefern Sie nur solche Informationen, die notwendig sind, damit die Bank Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen verstehen kann. Die Angst davor, sensible Informationen preisgeben zu müssen, sollte Sie nicht von einer transparenten Formulierung des RfPs abhalten. Ein entsprechender NDA oder CDA, also eine Geheimhaltungsvereinbarung, kann hier außerdem Abhilfe schaffen und ist üblich.

Stellen Sie die richtigen Fragen, um die Antworten der Banken miteinander vergleichbar zu machen und so grade bei den kritischen Details voneinander abgrenzen zu können. Die Rückläufe der Banken demonstrieren Ihnen dabei gleichzeitig, wie gut die Banken Ihr Geschäft und den damit einhergehenden Bedarf verstehen und abdecken können. Außerdem sollte die Entwicklungsplanung der Bank zumindest soweit erkennbar sein, dass es Ihnen möglich ist, diese mit Ihrer eigenen Entwicklungsplanung abzugleichen. Das schlimmste, was Ihnen passieren kann, ist dass Ihre Bankpartner nach kurzer Zeit nicht mehr zu Ihren Anforderungen passen. Das kann etwa der Fall sein, wenn Sie hohen Bedarf im Trade Finance Bereich haben, die jeweilige Bank hingegen die Aktivitäten in diesem Bereich mittelfristig zurückfahren möchte.

Da nicht nur die RFPs als solche umfangreich sind, sonder grade deren Rückläufe schon mal mehr als 250 Seiten haben können, sollten Sie hierfür auch die entsprechende Zeit einplanen. Grade auf Seiten der Bank werden nicht selten werden Spezialisten aus verschiedensten Abteilungen eingebunden, weshalb eine Antwort innerhalb von nur wenigen Tagen ausgeschlossen werden kann.

Analyse der Rückläufe

Sobald Sie die entsprechenden Rückläufe erhalten haben gilt es, diese aufmerksam zu lesen. Erfahrungsgemäß sollten die für den RfP verantwortlichen Projektteams spätestens jetzt die zuständigen Bank Relationship Manager treffen und die Angebote nochmals gemeinsam mit diesen erörtern. Grade der Faktor Mensch sollte nicht unterschätzt werden, besonders deshalb nicht, weil die Treasurer im Tagesgeschäft eng mit den jeweiligen Bankansprechpartnern zusammenarbeiten müssen. Übrigens: Grade im Segment der MNC Kunden, also der sogenannten Multinational Corporates, ist die Verzahnung mit dem Ausland dermaßen hoch, dass selbst die größten Banken nicht immer alle Bedarfe gleich gut abdecken können. Hier kann es sich unter Umständen anbieten, das Beste aus zwei Welten zu vereinen und mehr als nur eine Bank ins Boot zu holen.

Nach Sichtung der Rückläufe und nachdem Sie alle Banken auf Ihrer Shortlist in einem persönlichen Gespräch kennengelernt haben, sollten Sie jetzt in der Lage sein, eine Präferenz zu nennen. Die finale Entscheidung liegt am Ende letztlich bei Ihnen, doch ein RfP sollte immer mit der gebotenen Sorgfalt durchgeführt werden.

Gerne erstellen wir individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte RfPs, sichten nach entsprechendem Rücklauf der Banken die relevanten Ergebnisse und liefern Ihnen eine entscheidungsreife Aufbereitung für Ihr Unternehmen.

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